Gânduri nerambursabile
Despre fonduri structurale şi de coeziune europene, despre fonduri nerambursabile în general şi nu numai ...

Blogul echipei CCID din 11.07.2010 


Câteva informații cheie garantează o bună desfășurare a procedurii de achiziție
autor  Sorin BUDA
data joi, 13 iunie, 2019 
categoria Soluții 
 
Descrierea procedurii FastBID

Moneda procedurii

Toate ofertele într-o singură monedă. Este foarte importantă indicarea monedei în care se desfășoară procedura de achiziție. De ce? Pentru că fiecare ofertant tinde să își conceapă oferta după propriile proceduri interne. Apoi, evaluarea devine foarte dificilă pentru că prețul trebuie adus la un numitor comun pentru a putea compara ofertele primite. Ofertanții vor prefera întotdeauna o monedă mai stabilă, o monedă care nu se devalorizează semnificativ pe termen scurt. În egală măsură, ofertanții vor prefera moneda în care, la rândul lor, achiziționează de la producător reperele care fac obiectul achiziției sau moneda în care fac achiziția pentru materiile prime și materialele pe care le utilizează pentru realizarea reperelor care fac obiectul achiziției. Nu în ultimul rând, ofertanții vor prefera o monedă care este relevantă pentru țara lor de origine (acolo unde este cazul). Ca achizitor însă veți prefera moneda în care aveți disponibilitățile financiare. Cum reconciliem aceste nevoi? Nu există o soluție universal valabilă. Înainte de a demara procedura de achiziție trebuie analizată piața și stabilit un profil al potențialilor ofertanți. Dacă ei sunt preponderent locali moneda națională în care veți face plata este soluția optimă. Pe de altă parte, dacă potențialii ofertanți sunt eminamente ofertanți din alte țări moneda aleasă pentru derularea procedurii ar trebui să fie una reprezentativă pentru regiunea din care ei provin, dar trebuie să fie o monedă în care vă este ușor să faceți schimbul valutar ca să puteți face plata. În funcție de profilul potențialilor ofertanți vor trebui stabilite reguli inclusiv cu privire la cursul de schimb care se va utiliza la momentul la care se va face plata. Toate aceste elemente trebuie definite în această etapă de inițiere a procedurii de achiziție, menționate în documentele procedurii pentru ca ofertanții să își poată estima corect costurile, inclusiv cele legate de riscul valutar, și să evitați astfel eventuale renegocieri ce ar apărea pe parcursul derulării contractului.

Termenul limită pentru transmiterea ofertelor

O informație pe cât de banală pe atât de importantă, care nu trebuie să lipsească din documentația oricărei proceduri de achiziție. În funcție de complexitatea achiziției trebuie să aveți în vedere un termen suficient de mare pentru ca potențialii ofertanți să își facă estimările legate de preț și să adune documentele pe care le-ați solicitat ca suport. Platforma FastBID verifică automat informațiile pe care le introduceți cu privire la termenul de depunere al ofertelor și generează o serie de recomandări, care nu sunt obligatorii, dar care vă ajută să mențineți un calendar coerent al procedurii de achiziție. Ulterior, dacă până la termenul pe care l-ați stabilit considerați că nu s-au depus suficiente oferte platforma vă permite să prelungiți termenul de depunere.

Termen minim pentru menținerea ofertelor

Atunci când uităm să includem această informație în documentațiile procedurilor de achiziție surprize neplăcute pot să apară. Oferta este valabilă în ziua depunerii, pentru cinci sau zece zile, iar la semnarea contractului ofertantul declarat câștigător vine cu un alt preț sau se retrage. Termenul minim pentru menținerea ofertelor trebuie să fie clar astfel încât potențialii ofertanți să își ia în calcul toate riscurile care ar putea să ducă la modificarea prețului. La rândul său, achizitorul trebuie să ia în considerare un termen suficient de mare care să îi permită evaluarea completă a tuturor ofertelor, să transmită și să primească eventuale solicitări de clarificări pe marginea ofertelor primite și să închidă toate formalitățile legate de lansarea comenzii și/sau de semnarea contractului. Expertiza noastră ne arată că termenul minim pentru menținerea ofertelor trebuie stabilit undeva între 30 și 90 de zile calendaristice în funcție de complexitatea procedurii de achiziție.

Informațiile referitoare la Autoritatea Contractantă sunt publice

La prima vedere, nimic de câștigat, nimic de pierdut. Câte odată prețul este însă influențat semnificativ de numele achizitorului. Un nume reprezentativ în piață s-ar putea să atragă un preț mai mare pentru o achiziție de sine stătătoare. Tot la fel, ar putea să atragă un preț mai mic, poate chiar nejustificat de mic, pentru achiziții de repere ce fac parte din portofoliul uzual de materii prime și materiale, doar din dorința noilor furnizori de a se regăsi pe listele de furnizori agreați sau acreditați. Pentru un achizitor aflat în curs de insolvență (reorganizare) ofertanții vor încerca să își securizeze cât mai bine vânzarea, ceea ce ar duce nu doar la distorsionarea prețului ci și a condițiilor de contractare (ex. avans mult mai mare sau plata completă în avans, refuzul de a lua în considerare garanții ...etc.) deși organizațiile aflate într-o astfel de situație au cea mai mare nevoie de condiții contractuale cât mai flexibile și de prețuri corecte.

Informațiile referitoare la valoarea estimată a procedurii sunt publice

Cu dus și întors. Înainte de a lansa o procedură de achiziție trebuie făcută cel puțin o analiză de piață. Despre această analiză am amintit și mai sus. Ea ar trebui să ne spună cine sunt potențialii ofertanți, caracteristicile reperelor pe care le pot oferta și prețul lor. În funcție de prețurile rezultate în urma procesului de analiză se poate opta ca valoarea estimată să fie publică sau nu. În orice situație prețul estimat trebuie corelat cu specificațiile tehnice ale reperelor ce vor fi achiziționate (ex. cu unele excepții autovehiculele au patru roți și volan, dar anumite caracteristici ce țin de performanță, securitate, confort le diferențiază pe diverse categorii). Dacă nu reușim să obținem informații relevante despre preț (ex. instalații industriale la comandă, opere de artă ...etc) putem alege ca valoarea estimată să nu fie publică. În orice situație această procedură ar trebui urmată de o licitație în care să se facă ultimele ajustări legate de preț. Altfel, valoarea estimată ar trebui să fie publică, astfel încât ofertanții să fie conștienți de limita maximă alocată pentru plata reperelor care fac obiectul achiziției și să își dimensioneze prețul ofertei în consecință. (de cele mai multe ori, ca să intre în preț, ofertanții vor renunța la anumite accesorii care nu au fost solicitate de achizitor și pe care acesta din urmă oricum nu le va utiliza). Insistăm asupra importanței pe care achizitorul trebuie să o dea specificațiilor tehnice, astfel încât în aceste specificații să se regăsească doar repere comparabile la nivel de performanță/productivitate, iar eventualele discrepanțe la nivel de preț să fie dictate doar de eficiența sau eficacitatea ofertantului.

Criteriul de atribuire a contractului

.Pentru un achizitor experimentat ”Prețul cel mai mic” ar fi probabil soluția aleasă în mod frecvent pentru atribuirea unui contract. Sigur, acest lucru se va face doar dacă reperele ofertate corespund din punct de vedere calitativ tuturor specificațiilor tehnice minim obligatorii, așa cum au fost definite în documentația procedurii. Alternativ, criteriul de atribuire poate fi unul ”Nespecificat”. În acest caz, pentru a oferi încredere potențialilor ofertanți este recomandat achizitorului să ofere detalii cu privire la elementele pe care le va lua în considerare pentru atribuirea contractului (ex: calitatea reperelor ofertate, expertiza ofertantului ...etc). Aceste informații îi vor ajuta pe ofertant să își adapteze oferta pe nevoile specifice ale achizitorului. Suplimentar, achizitorul îi poate favoriza în acest fel pe cei care ofertează piese de schimb suplimentare sau un pachet de consumabile, servicii garanție superioare și/sau servicii post garanție ...etc.

Acestea sunt numai câteva idei pe care noi le-am pus cap la cap. Pe portalul comunității FastBID puteți găsi și alte soluții oferite de experți în domeniul achizițiilor cu care puteți intra în dialog direct. Așteptăm cu interes contribuțiile dumneavoastră pe marginea acestui subiect. – Accesați Comunitatea FastBID

Inițiați acum procedura dumneavoastră de achiziție pe platforma
www.FastBID.ro
 



Comentează acest articol !
decembrie, 2019
L M M J V S D
            1
2 3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
30 31          
<< <  decembrie 2019  > >>

Ultimele articole
Cele 5+ elemente care stau la baza proceselor de achiziție (OPEX)
Câteva informații cheie garantează o bună desfășurare a procedurii de achiziție
Platformă automatizată pentru derulare achiziţii proiecte co-finanţate din fonduri UE
Comerț / Servicii 2018
Microindustrializare 2018
Procurement Trainer / Mentor / Coach
ISO 20400:2017 ”Sustainable procurement” e aici
Votează cele mai interesante propuneri
Declarație de dragoste
Câteva obiceiuri de care a venit timpul să ne despărțim
1. E timpul să renunțăm la foile de calcul cărora le pierdem șirul
Câteva obiceiuri de care a venit timpul să ne despărțim
22 Nov. 2014 termenul de depunere a proiectelor

Căutare
Anulati selectia

Cuprins
Prima pagină
Asa NU ! 
Conferinte si Evenimente 
Facebook 
Finanţare nerambursabilă 
H.G. nr. 274/2013 
Jobs 
Memento 
Oportunitati 
Oportunitati de afaceri 
POR 2007-2013 

Ultimele comentarii
Sorin B.: În sine este necesar doar ultimul bilanț depus (2012 sau 2013). Celela .......
Cristina: Este necesar bilantul la 12.2011? Societatea este infiintata in 2012.S .......
Sorin BUDA: Bugetul alocat pentru această sesiune:
Regiunea NORD-EST 5,43 milioa .......
Anca: Buna ziua. As avea cateva nelamuriri si doream sa stiu daca aveti un s .......
marius : N-am inteles f. clar cu zonele: pentru Bucuresti este posibil ? .......
daniel nohu: Doar in cele 3 regiuni se depun dosarele? Exista o perioada de depuner .......
Sorin BUDA: Vezi secțiunea Link-uri utile, Ghidul Solicitantului. Arhiva conține i .......



Statistici vizualizare
Vizualizări pagină 0
vizitatori unici 0


© TradeOFFICE 2006 - 2019, Dezvoltator S.C. TEHNOLOGIC AMG